Với các dịch vụ thành lập công ty, ngoài các nguồn vốn điều lệ khi thành lập công ty thì việc công việc chuẩn bị cho các dịch vụ sổ sách kế toán cũng là một vấn đề cần được quan tâm hơn cả. Công việc quản lý sổ sách bao gồm các công việc sau:
1 – Sắp xếp các chứng từ gốc
– Chúng ta cần sắp xếp các chứng từ gốc hàng tháng theo trình tự của một bảng kê thuế đầu vào – đầu ra đã in và nộp báo cáo lên cho cơ quan thuế hàng tháng: Dựa theo đó, bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc như hóa đơn đầu vào – đầu ra phải được kẹp chung với tờ kê khai thuế Giá Trị Gia Tăng theo hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.
– Chứng từ đơn hay một nhóm chứng từ phải có hóa đơn kèm theo
Các hóa đơn bán ra phải được kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hay thu vào. Đồng thời hóa đơn phải được kẹp thêm phiếu xuất kho, hợp đồng và giấy tờ thanh lý nếu có.
Hóa đơn ầu vào phải được kẹp kèm theo với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng và giấy tờ thanh lý nếu có.
Đối với các hành vi bán chịu, thì phải kẹp kèm thêm phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) cùng với phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng và giấy tờ thanh lý nếu có. ,…
Những giấy tờ này phải đảm bảo có đầy đủ chữ ký theo đúng chức danh.
Chứng từ của từng tháng phải được kẹp riêng, giấy tờ của mỗi tháng được kẹp trong một tập có bìa đầy đủ.
2 – Sắp xếp các báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
– Chứng từ của năm nào phải được kẹp kèm theo báo cáo của năm đó. Ngoài ra, có một số báo cáo thường kỳ khác là: Tờ kê khai thuế GTGT hàng tháng, Bản báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Hóa đơn Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Hóa đơn Tiêu thụ đặc Biệt, Hóa đơn Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp (tạm tính theo hàng quý).
– Các báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN và TNCN, hoàn thuế phải được kèm theo từng năm.
3 – Sổ sách đã in hàng năm phải được chuẩn bị theo hình thức NCK
– Nhật ký mua hàng
– Nhật ký chi tiền
– Nhật ký chung
– Nhật ký bán hàng
– Nhật ký thu tiền
– Chi tiết công nợ phải thu với tất cả khách hàng
– Chi tiết công nợ phải trả với tất cả nhà cung cấp
– Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) vào cuối năm.
– Quỹ tiền mặt hiện thời và sổ chi tiết ngân hàng.
– Sổ cái tất cả các tài khoản: 131, 152, 153 , 331, 111, 155, 211, 214, 112, 154, …621, 622, 627, 641, 642,… Các loại sổ sách này được yêu cầu tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hay 15.
– Tổng hợp về tình trạng tăng giảm tài sản cố định
– Tổng hợp về tình trạng tăng giảm công cụ dụng cụ
– Sổ kê khai khấu hao tài sản cố định
– Sổ kê khai khấu hao công cụ dụng cụ
– Bản/ sổ chi tiết vật tư, bản kho
– Tổng hợp trạng thái nhập xuất tồn từng kho
– Toàn bộ tất cả các chứng từ đã nhập đều phải được in ra ký (bao gồm đầy đủ chữ ký).
Ghi chú: số thứ tự các phiếu phải được sắp xếp tuần tự.
4 – Sắp xếp logic các loại hợp đồng kinh tế
– Sắp xếp đầy đủ các hợp đồng kinh tế theo tuần tự từng hợp đồng/dự áo đầu vào-đầu ra:
– Kiểm tra kỹ các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng/dự án nếu có, bao gồm: hợp đồng, biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
– Các hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương bao gồm: hợp đồng lao động, bảng lương, yêu cầu phải có chữ ký đầy đủ.
– Giấy tờ các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác hay tăng lương.
5 – Về hồ sơ pháp lý
– Cần chuẩn bị đầy đủ cả bản gốc và bản photo công chứng ( đã xác thực).
– Chuẩn bị các công văn đến – công văn đi có liên quan đến cơ quan thuế.
6 – Kiểm tra các chi tiết khác:
Kiểm tra đối chiếu, so sánh giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp (sổ cái)
Kiểm tra đối chiếu, so sánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ liệu định khoản (dự đoán) bao gồm: hóa đơn đầu vào – ra và sổ kế toán.
Kiểm tra đối chiếu công nợ tất cả các khách hàng
Kiểm tra kỹ các khoản phải chi trả
Kiểm tra kỹ dữ liệu nhập và các dữ liệu khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế
Kiểm tra xem đầu vào và đầu ra có cân đối không?
Kiểm tra giấy tờ có chữ ký đầy đủ không?
Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và các định khoản phải trả có đúng hay không?
Kiểm tra lại xem bảng lương có bao gồm chữ ký đầy đủ chưa, các số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp nhau không: Lưu ý, đối với nhân viên yêu cầu phải có hồ sơ đầy đủ.
